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    活動策劃的時間規劃?

    發布日期:2020-12-28

    一、時間法則
    在活動的組織管理過程中,首先會遇到的問題常常是客戶究竟想在何時舉辦該項活動方面的,因此,時間法則主要是指究竟有多少時間可供活動的組織管理者進行“配置”。如果沒有足夠的時間的話,活動組織管理者可能不得不放棄這次機會,否則很可能導致活動不能達到預期的質量要求或者組織的不夠專業,而這又很可能會造成喪失更多未來的機會。能夠用于活動規劃及最后的活動操辦的時間的長短、組織管理者“配置”這些時間的方式會影響到活動的運行成本,有時甚至會影響到活動的成敗。盡管進行準確的時間預算可能需要依賴于大量的實踐積累,但是可以確定的是,時間預算應該包括活動之前的客戶會議、地點考察、溝通以及合同準備等各個方面。同時應該考慮到在時間預算時必須考慮到意外情況發生的可能性。
    二、空間法則
    空間法則既包括將舉辦活動的具體的空間位置,同時也包括適于活動的諸多重大決定的時間間隔。時間與空間之間的關系貫穿活動組織管理全過程,正確處理兩者之間的關系對于活動的成功起著非常重要的作用。而且活動的舉辦地點一旦選定,活動地點的位置以及該地點所提供的物質方面資源將對活動所需的額外時間投入產生顯著影響。比如,如果活動舉辦地點是一個具有歷史意義的、有永久性的裝飾的大廈,則花費在場地布置方面的時間顯然就不需太多,而如果活動是在一個普通的飯店或會議中心或其他什么別的“徒有四壁”的地點舉辦的話,為了給活動創造一個合適的氛圍環境就不得不多投入相應的時間和資金。
    活動地點的選擇還要考慮到參加活動的目標市場的年齡結構以及類型構成。還需要考慮入口、出口問題,包括考慮車輛(圖3-1)、道具(包括動物)、有殘疾的活動參加者的出入問題以及其他任何涉及活動場地進出的因素,考慮進出所需要的時間以決定究竟需要有多少道出入口,考慮停車、公共交通以及其他包括出租車、私人豪華車、旅游車輛在內的交通工具所需的空間等許多方面的因素。
    第四節 執行計劃中的協同
    成為一名優秀的活動組織管理者的關鍵是什么?盡管可能不是惟一的因素,但是具有做出英明果斷的決定的能力是非常重要的。因為在這個活動的協同過程中,需要組織管理者做出一系列的相關決定?;诮M織管理者自身職業訓練和經驗的這些決定正確與否,將對整個活動最后的結果產生極大的影響。在保持一種積極心態尋求應對挑戰的正確對策的同時,運用一些重要的分析方法對所面臨的挑戰進行分析同樣很重要。這包括:
    (1)搜集所有信息,并從多個角度分析問題;
    (2)站在可能受到決策影響的人群的立場,從正反兩方面審視決策;
    (3)考慮決策可能導致的財政方面的問題;
    (4)考慮決策可能導致的道德及倫理方面的問題;
    (5)果斷決策而不要瞻前顧后。
    活動后的評估
    活動的組織管理過程是一個循環的、螺旋式改進的過程,活動評估既是整個活動組織管理程序的最后一個環節,同時也是下一個活動組織管理的開始。因此可以說活動后的評估是在為下一次活動的組織與管理作準備。
    一、活動后的評估跟蹤調查
    活動后的評估最常使用的方式是正式的書面調查。也就是在活動結束后馬上就參加活動各方的滿意程度進行跟蹤調查。當然這種方式由于從活動“消費”到調查進行之間的時間間隔較短,所以就可能導致由于參加活動的各方還沒來得及好好“消化”參加活動所帶來的體驗,不能給出恰當的信息,因此有可能使所得的反饋信息出現偏差。
    二、活動前與活動后相結合的調查方法
    這種方法特別有助于活動組織管理者了解活動是否滿足了參與活動各方的預期。通過這種調查方法可以很好地發現在消費者參加活動前對該活動的期望與最終所得到的實際結果之間是否存在“縫隙”,從而有助于活動組織管理者要么改善對活動所能得到結果的過高承諾,要么改善有關組織管理工作以便在下次活動中加以改進,使得那些本應該帶給消費者的體驗等能真正被消費者所“接收”。
    不過,無論采取哪種評估方式,牢記不要等到活動完全結束后才去了解活動進行的好壞程度,因為如果等到那些參加活動的消費者填完調查表的時候,得到的任何信息對本次活動效果的改善已經沒有任何好處了。因此評估必須注意與活動進程盡可能緊密相隨,能有助于在運行過程中及時填補“縫隙”?;顒右巹澋乃{圖如圖3-2所示。

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